Никакой романтики: у архивных документов — цифровое будущее

11-07-2018

Недавно в Харьковском национальном университете имени В. Н. Каразина прошел международный «круглый стол», посвященный цифровизации процессов архивного дела.

 

На встрече присутствовали директора и сотрудники государственных архивов Украины, директор Белорусского государственного архива научно-технической документации (Минск), а также харьковские историки и преподаватели. Организаторами «круглого стола» выступили Государственная архивная служба Украины, Центральный государственный научно-технический архив Украины (ЦГНТА Украины), Центральный государственный архив зарубежной украиники, Центральный государственный электронный архив Украины (ЦГЭА Украины), Украинский научно-исследо­ватель­ский институт архивного дела и документоведения, Научно-исследова­тель­ский, проектно-кон­струк­торский и технологический институт микрографии, кафедра историографии, источниковедения и археологии исторического факультета ХНУ имени В.  Н. Каразина.

Приоритет №1 — цифровизация 
— В некотором смысле это историческая встреча, — рассказал корреспонденту «Времени» Марат Балышев, и. о. директора ЦГНТА Украины, кандидат исторических наук. — В первый раз собрались вместе руководители центральных архивов нашей страны и даже из соседней Беларуси. Так сложилось, что все украинские центральные архивы находятся в Киеве, и только ЦГНТА — в Харькове. Нам же и выпала честь принимать у себя гостей. Задача «круглого стола» — обсудить вопросы оцифровки архивных документов, цифровизации всех процессов хранения документации, поделиться опытом и продумать практические шаги в реализации этой деятельности. Ведь оцифровка документов — это не просто сканирование. Это сложный технологический процесс. К слову, ежегодно Государственная архивная служба Украины формирует базовые приоритеты в развитии отрасли. В этом году первоочередность за процессом цифровизации. Это очень важно: чем больше мы оцифровываем документов, тем они становятся более доступными для пользователей. 
— Марат Артурович, что уже сделано в направлении оцифровки архивных документов?
— Разные архивные учреждения находятся на разных этапах этого процесса. Например, у нашего ЦГНТА и подобного архива в Беларуси традиционно архивные материалы хранятся на бумажных носителях. Но у ЦГЭА Украины свой подход. Интересы нашего учреждения соотносятся с задачами украинского электронного архива. Мы создаем электронную копию с какого-то материального носителя (в основном бумажного). ЦГЭА Украины организует целый процесс, как эти электронные копии хранить и доносить до пользователей интернета. У них есть необходимое для этого оборудование. В симбиозе нашей работы и заключается цифровизация. Мы идем по этому пути. В чем-то мы уже сделали достаточно, а в чем-то — только в начале этой дороги. Тем не менее, мы понимаем цели, к которым нужно стремиться. Я верю, что, объединяя опыт и усилия различных архивов, мы сможем двигаться дальше.
— Какие документы из ЦГНТА Украины уже есть в электронном доступе?
— Сейчас мы активно оцифровываем описи документов и выкладываем на своем сайте. Мы поставили себе за правило: все, что оцифровываем, сразу будет попадать на интернет-ресурс. По этим описям пользователь может себе выбрать заранее интересующие его материалы и обратиться непосредственно в архив уже с конкретным запросом. Параллельно мы оцифровываем и сами документы, что, конечно, идет медленнее. Но все равно стараемся это делать. Тут же публикуем оцифрованные материалы в интернете.
— Какие документы вы считаете первостепенными для оцифровки?
— Оцифровываем в первую очередь то, что пользуется большим спросом. У нас же есть своя статистика. Плюс те материалы, которые используют в работе наши сотрудники. Периодически они делают выставки и другие публичные мероприятия, для которых нужны архивные документы. Это все накапливается в общей электронной базе. 
— По вашим наблюдениям, какая информация пользуется большим спросом?
— Сложно сказать однозначно. Спектр информации в нашем архиве — широкий. Мы храним документы к объектам из 26 стран мира. Если это проектная документация, то востребована информация, связанная с заводами и другими крупными объектами. Если это конструкторская, то часто интересуют проекты автомобиля «Запорожец», автобусов ЛАЗа. Если говорить о сугубо харьковских объектах, то спрашивают документы по архитектуре (из наследия А. Н. Бекетова). 

Дорогое удовольствие
Юрий Ковтанюк, директор ЦГЭА Украины, кандидат исторических наук, предполагает, что электронные документы других украинских архивов их учреждение сможет принимать со следующего года. Сейчас идет пилотный проект: архив готовится получить на хранение электронные документы из Кабмина. По его словам, государство финансово поддерживает оцифровку архивной документации. Так, в 2017-ом благодаря Госагентству по вопросам электронного управления Украины Государственная архивная служба получила средства на реализацию процессов цифровизации. 
— Именно наш архив не оцифровывает документы, — отметил Юрий Славович. — Мы сейчас работаем над системой, которая позволит собирать цифровой фонд из всех архивов. Архивные учреждения сами оцифровывают свои документы и передают нам копии. Мы трудимся над программной настройкой, она позволит управлять всеми цифровыми копиями. Это очень сложная задача. И еще. Во время приема документов мы должны обеспечить безопасность всей системы. Необходимо убедиться, что принимаем информационный объект без вирусов, «червей», вредоносного программного кода. К тому же электронные документы должны быть созданы по правилам, утвержденным в 2014 году. И только после такой проверки мы перемещаем электронный документ из так называемого карантина в электронное хранилище соответствующего архива. 
Во время «круглого стола» Юрий Ковтанюк выступил с докладом «К вопросу постоянного хранения научно-технической документации в электронной (цифровой) форме». Среди прочих проблем цифровизации архивного дела он отметил дороговизну хранения огромного объема информации в электронном виде. 
— Страны Скандинавии задумались над тем, что хранить оригиналы или копии документов на книжных носителях дешевле, чем большие массивы оцифрованной информации, — объяснил докладчик. — Особенно когда начинается период невостребованности этой информации. Архивы этих стран оцифровывали определенные данные. Сначала они были востребованными, а потом перестали быть таковыми. А архив должен каждый год платить деньги за обеспечение сохранности информации. Эта сумма больше, чем за хранение бумажных носителей. И тогда был поставлен вопрос об уничтожении невостребованных цифровых копий архивных документов. Поэтому к вопросам цифровизации нужно подходить очень взвешенно.
Каждый архивный документ в электронном виде должен представлять собой один файл, которому присвоено уникальное имя. Технически это реально сделать. Проблема в другом. В каком формате нужно сохранить файл, чтобы его могли открыть и наши потомки? Ведь мы живем в то время, когда и компьютерные технологии, и программное обеспечение меняются стремительными темпами. Не получится ли так, что, допустим, через сто лет попросту не будет такого компьютера, который сможет прочитать оцифрованный сегодня документ? Ведь канули же в Лету и грампластинки, и кассеты, а популярные еще совсем недавно дискеты фактически уже не используются.

Галина Кушнир. 

Читайте также
Другие материалы рубрики