«Цифра» в «пыли веков»

11-07-2019

Получить архивную справку не выходя из дому — справедливое требование современного общества, продиктованное реалиями времени. 

Уже в скором времени в открытом для потребителей доступе появятся каталоги всех архивных фондов Украины.

Массив документов — еще не архив
Сейчас архивистам приходится не только оцифровывать колоссальное количество бумажных документов, но и создавать общую электронную систему, которая была бы понятной даже не­опытному пользователю и, кроме того, соответствовала бы международным стандартам. Об этом шла речь на международном «круглом столе» «Проблемы информатизации архивного дела: цифровизация как способ обеспечения потребностей информационного общества», который состоялся в Центральной научной библиотеке Харьковского национального университета им. В. Н. Каразина. Его участники обсудили новейшие тенденции развития архивного дела, обменялись практическим опытом с коллегами-архивистами из Польши и Беларуси. 
Встреча была приурочена к 50-летию Центрального государственного научно-технического архива Украины. Его директор Марат Балышев рассказал о проблемах, с которыми сталкиваются сегодня сотрудники архивов, создавая массив электронных документов:
— Несмотря на кажущуюся простоту, процесс цифровизации довольно сложен, потому что массив документов — это еще не архив. Учет, хранение, размещение электронных копий требует регламентов, нормативного обеспечения и согласования с коллегами. Именно поэтому мы собираемся на такие форумы. Проблема номер один — нехватка материальных ресурсов. Например, в нашем архиве многие документы имеют формат А1, А0 и даже больше. Чтобы перевести такой большой документ в цифровой вид, нужно специальное оборудование. Оно довольно дорогостоящее, и мы его пока не имеем. Еще одна проблема заключается в том, что массив электронных документов должен быть соответствующим образом описан и сохранен, и к нему должен быть обеспечен доступ потребителей. Все это требует не только материальных затрат, но трудовых ресурсов, большого количества времени.
— Что оцифровывается в первую очередь?
— Документы, которые пользуются наибольшим спросом. На нашем официальном сайте уже есть оцифрованные описи документов. Потребитель может удаленно посмотреть, что есть в архиве, и потом уже заказывать нужный документ. Что касается самих документов, то их пока оцифровано мало по причине, опять же, отсутствия оборудования.
Локальным приоритетом для нашего архива является оцифровка документов, касающихся инфраструктуры Донбасса, — чтобы к тому времени, когда начнется восстановление этих территорий, нужные документы были доступны в электронном виде. А в целом для Архивной службы Украины главной целью вот уже второй год является цифровизация всех процессов, связанных как с оцифровкой документов, так и с их учетом и хранением.

Подобно Google и Facebook
— Перед архивной службой сейчас стоит грандиозное задание по созданию обобщенной централизованной архивной системы, и осуществить его без финансовой поддержки невозможно, — говорит директор Центрального государственного электронного архива Украины Юрий Ковтанюк. — В Польше два архива создали электронную систему, этот проект стоил 7 млн. злотых. Деньги на оцифровку архивных фондов там выделяет и государство, и Евросоюз. Мы тоже пытаемся участвовать в таких программах международной помощи и постепенно развиваем свою систему. Но хочется, чтобы все это происходило быстрее и было бы понимание важности этого процесса со стороны распорядителей средств.
— Насколько доступной для понимания рядового потребителя будет единая электронная система документов?
— Планируется, что будет два режима работы этой системы. Один — для специалистов, которые разбираются в системе описи и хранения документов и могут искать их традиционными для архивистов способами. Второй режим будет приспособлен именно для людей, не имеющих опыта работы в архивах. В этом случае автоматизированная система поиска должна быть построена подобно, например, поисковой системе Google. Чтобы человек, введя в поисковое окно определенное слово и получив большое количество результатов, мог понять, в каком направлении продолжать свои поиски, ограничивая количество выдаваемых результатов. Эта система должна быть доступной с любого компьютера. Чтобы человек не выходя из дома мог посмотреть, какие документы есть в том или ином архиве. Если система не может выдать ему нужный документ в удаленном режиме, то придется поехать в архив и получить его в бумажном виде. В любом случае электронный поиск гораздо проще и быстрее бумажного.
— Чтобы создать такую электронную систему, нужно, чтобы сотни архивов по всей стране, во-первых, оцифровали свои документы, а во-вторых, объединили их массивы в единое целое?
— Не совсем так. Система будет создана централизованно, а архивисты станут работать с ней примерно так, как мы работаем в Facebook, выставляя информацию каждый на своей стене. Так и архивисты будут постепенно наполнять систему теми документами, которые хранятся в их архивах. Конечно, для этого потребуется время, и на первых порах эта система будет напоминать лоскутное одеяло: из одних архивов в ней уже будут представлены оцифрованные документы, а из других — только описи. Но все это будет уже доступно. И с каждым днем такой информации будет все больше.
Первым делом мы хотим шаг — разместить в открытом доступе каталоги каждого архивного фонда. Благодаря этому потребитель получит возможность хотя бы определить, в каком архиве имеется нужный ему документ.
— Сегодня участники конференции услышали выступление польского коллеги. Как создавалась система электронных архивных данных в Польше?
— Там она создается уже 10 лет. Евросоюз, членом которого является Польша, выделяет средства на создание такой системы. Одна ее версия предназначена для архивистов, и к ней уже подключены все архивы Польши. А другая часть (она называется «Ищем в архивах») рассчитана на обычных пользователей и предполагает простой и понятный способ поиска документов. 
— Получается, Украине не надо «изобретать велосипед», а можно взять за образец польскую электронную систему поиска архивных документов?
— Сейчас проводятся переговоры о том, чтобы перенимать польский опыт. Но некоторые принципы строения польских архивных систем не совпадают с нашими. Вопрос заключается в том, переходить ли нам на международные стандарты только в создании электронной архивной системы или же во всей системе. Ведь те 80 млн единиц архивных документов, которые хранятся по всей Украине, уже описаны по определенной системе. Значит, надо менять и принципы описей бумажных архивов. На это пока никто не может решиться, потому что это колоссальный труд, требующий огромных затрат. Так что к запуску электронной системы, которая бы соответствовала международным стандартам, надо подходить взвешенно. 

Татьяна Буряковская,

обозреватель

Читайте также
Другие материалы рубрики