Зачем нужна электронная трудовая книжка
Украина переходит на электронные трудовые книжки. Верховная Рада приняла во втором чтении закон об учете трудовой деятельности украинцев в электронной форме. Закон фактически отменил бумажные трудовые книжки. Теперь вся информация будет храниться в электронном виде в Госреестре общеобязательного социального страхования, который находится в ведении Пенсионного фонда Украины. Зачем нужна электронная трудовая книжка? Каковы ее преимущества? Есть ли риски утраты данных? И как теперь изменится наша жизнь?
О преимуществах электронной трудовой
Те, кто оформляли пенсию, знают скольких нервов и последующих злоключений стоит один только размытый штамп организации в трудовой книжке который сразу, одним махом вычеркивает из жизни человека несколько лет трудового стажа.
Когда-то лично была свидетелем неприятной истории, почти драмы, когда по этой причине инспектор Пенсионного фонда не зачислила шесть лет страхового стажа, ссылаясь не некорректность записи в трудовой. Оказалось, что далеко не молодой человек, перенесший недавно, как он признался, серьезную операцию, и по этой причине уже не в состоянии догнать «выпавший» стаж, сетовал, что приходит сюда уже не первый раз, объясняя, что предприятие, на котором он работал, находится в другой стране и там не к кому уже обратиться за помощью. Я не знаю, чем завершилась эта история, но что-то мне подсказывает, что не лучшим образом, для человека, оформлявшего пенсию.
Вот если бы были тогда электронные трудовые, такой ситуации можно было бы избежать. Проблемы с внесением записей существуют, конечно, и сегодня, но, по сути, отсутствие штампа в трудовой, как в приведенном выше случае, можно было бы исправить сразу по горячим следам.
Безусловным плюсом электронных трудовых является также и то, что информация в ней уже подтверждена и в будущем не возникнет никаких проблем с записями, сделанными работодателями. Предусмотрен еще и такой бонус.
— При автоматическом расчете пенсии электронная система будет давать рекомендации о наиболее выгодном варианте, — отмечает Галина Баева, заместитель начальника ГУ Пенсионного фонда Украины в Харьковской области. — На портале Пенсионного фонда еще летом прошлого года появился сервис «Электронная трудовая книжка», в котором есть все записи о трудовом стаже граждан с 2011 года.
Не менее важно, что электронная трудовая книжка сделает невозможными различного рода манипуляции со стороны работодателя. Например, удерживание трудовой книжки с последующим шантажом или выдачей ее на определенных условиях, как правило, ущемляющих интересы увольняющегося. Работодатель может даже угрожать ее уничтожением для давления на работника, который решил уволиться.
И самое главное — трудовую книжку в бумажном варианте можно, упаси Боже, потерять, ее могут украсть, уничтожить пожар или стихийное бедствие. А в электронном виде все данные будут сохранены.
Переносить все данные из бумажных книжек в электронные реестры будут работодатели, и любой сотрудник сможет проверить записи, зайдя в личный кабинет на сайте ПФ.
— С начала внедрения электронного сервиса на веб-портале Пенсионного фонда в Главное управление Пенсионного фонда в Украине в Харьковской области уже поступило и обработано почти 15 тысяч обращений со сканкопиями трудовых книжек от работодателей и рядовых граждан, — сообщила Галина Баева.
По словам Галины Баевой, зайдя в Личный кабинет на веб-портале ПФ, можно также убедиться в том, что работодатель отчисляет из вашей зарплаты страховые взносы, а это значит, что трудовой стаж идет и зарплата платится в белую.
В то же время, отмечает она, с помощью электронного ключа внести данные можно и самостоятельно. В Госреестре проверят подлинность предоставленных данных и разместят их в электронном виде.
Квест пройдут не все: оформление пенсий онлайн
Принятый закон об электронной трудовой книжке предусматривает автоматическое начисление пенсий по возрасту без личного обращения человека в Пенсионный фонд. По сути, ради этого закон и задумывался, ибо бумажные трудовые давно уже морально устарели, особенно сейчас, в век электронных цифровых технологий.
Цифровые технологии позволят, во-первых, с облегчением вздохнуть работодателям, которые ранее должны были гарантировать надежное хранение трудовых в сейфах, во-вторых, привлекательным является тот факт, что оформить пенсию можно теперь онлайн, фактически не выходя из дома.
Давайте вместе попробуем оформить пенсию с помощью электронного сервиса, пользуясь инструкциями Пенсионного фонда. Вернее, пройти все шаги по ее оформлению хотя бы виртуально, чтобы понять, насколько это по силам рядовому пенсионеру.
Что для этого нужно? Регистрируемся в Личном кабинете на сайте ПФ. Это необходимо, чтобы воспользоваться онлайн услугами Пенсионного фонда. Думаете, можно зарегистрироваться, введя телефон или адрес электронной почты? Только не в этом случае. Здесь нужна электронная цифровая подпись. Вернее, персональный ключ электронной цифровой подписи — аналог рукописной подписи, обладающей той же юридической силой. Как его получить? Ключ можно получить в одном из центров сертификации ключей. Сайт ПФ приводит их список. Другой вариант — в налоговой, где сотрудник службы загрузит файл персонального ключа вам на флешку. Но можно получить ключ удаленно — на сайтах банков. Знатоки говорят, что на это уходит не более пяти минут.
Однако процедур там великое множество: зайти в интернет-банкинг (если он у вас, конечно, есть), там служба попросит проверить ваши персональные данные, если вы их подтвердите, вам надо будет выбрать место хранения файла. А еще придумать к нему пароль. Банк несколько раз запросит разрешение — наконец ключ электронной цифровой подписи начнет загружаться. Но это еще не финиш.
Ключ нужно сертифицировать — в одном из аккредитованных центров сертификации ключей, а также ввести его пароль. Только после этого регистрация на портале Пенсионного фонда будет завершена. Вы все еще здесь? Вход с систему наконец доступен.
Далее начинается новый квест. Готовим документы и сканы. Если у вас нет скана, его можно скачать в Play Market. Далее загрузка. Для этого документы нужно сжать. Если документ даже в сжатой версии превышает лимит 1 Мб, документы не загружаются, их надо разделять на меньшие файлы и снова загружать. На это уходит несколько часов, говорят бывалые. Далее проще — заполнить анкету с персональными данными, указать способ оплаты и отделение банка. Затем загрузить в заявление сканы документов, согласиться на обработку данных и отправить заявку. Все. Операция завершена.
Как показывает практика, потенциальному пенсионеру, даже если он уверенный пользователь ПК, без сторонней помощи, скорее всего, не обойтись. Не уверена, что многие сегодняшние 55–60-летние люди и старше самостоятельно справятся с этой задачей. Конечно, можно попросить помощь техподдержки ПФ. Но это, когда вы в курсе – и нужна всего лишь подсказка. А если нет? Техподдержка будет курировать весь процесс от самого начала до конца? У сотен тысяч пенсионеров? Вряд ли. Для этого нет ни времени, ни ресурса. Что делать? Искать продвинутого пользователя? Хорошо, если есть таковые в семье. А если нет? Начнем с того, что сегодня далеко не у всех, особенно в сельской местности, вообще есть ПК. Возможно, будущие пенсионеры, которым сейчас 40–45 лет, без особого труда справятся с этими электронными задачами, но для большинства сегодняшних эта головоломка со многими неизвестными — им не под силу.
А вот сейчас вы сильно удивитесь. Чтобы получить пенсию, будущему пенсионеру все равно придется явиться в Пенсионный фонд лично. Как оказалось, заполнения онлайн-заявки недостаточно. Нужно еще предъявить все поданные документы, чтобы убедиться в их подлинности. Для этого сотрудники ПФ назначат вам дату и время встречи.
Какой смысл тогда заполнять документы онлайн? Впечатление такое, что онлайн-начисление пенсии задумали для того, чтобы будущие пенсионеры облегчили работу Пенсионного фонда, выполняя, по сути, его функции. В то же время в техподдержке ПФ объяснили, что онлайн сервис намного ускоряет процесс оформления пенсии, к тому же пенсионерам не надо стоять в очереди.
Юристы предупреждают
о рисках
Среди негативных моментов юристы отмечают тот, что в дальнейшем ожидается большое количество исков и жалоб о несоответствии электронной информации и фактической. Так, причиной увольнения вдруг может оказаться какая-нибудь неприятная статья Трудового кодекса, а не увольнение по собственному желанию, если работодатель, к примеру, по какой-либо причине захочет отомстить. Со «статьей» гораздо сложнее будет найти новую работу. Кстати, проверить запись в трудовой в день увольнения бывший сотрудник не сможет. Поэтому, если работодатель не подаст в Госреестр запись об увольнении, ее в трудовой также не будет. И снова с устройством на новую работу возникнут проблемы.
Также может быть искажена и другая информация. Поэтому юристы настоятельно советуют проверять данные о себе, которые вносит работодатель. Чем раньше будет обнаружена ошибка или несоответствие, тем быстрее их можно исправить или устранить.
Как проверить? Уже сейчас каждый украинец может проверить информацию о записях в своей трудовой книжке, начиная с 2000 года в личном кабинете на сайте ПФ, имея персональный ключ электронной подписи. Сложность представляет только перенос данных о трудовом стаже до 1998 года. Если за этот период отсутствуют какие-либо данные или сведения не точны, для многих это станет проблемой, ведь нужно будет подтвердить «потерянный» стаж. В то же время, предприятия и организации, в которых работал человек, могут быть ликвидированы, документы в архивах не сохраниться, а коллеги-свидетели, которые могли бы подтвердить работу в этот период, уехали или даже умерли.
Существуют также риски сбоев в электронном реестре, говорят эксперты. Ведь нет безупречных систем. И хотя ответственность за сохранение данных в электронном виде берет на себя государство, в случае повреждения данных или резервных копий, возможны проблемы с подтверждением стажа. Поэтому, советуют юристы, лучше сохранять и бумажную версию трудовой.
Согласно принятому закону, ведение учета трудовой деятельности полностью будет происходить в электронной форме с 2025 года. До этого времени действует переходной период, когда параллельно будут использоваться бумажные и электронные трудовые книжки. В будущем планируется оформление бумажных трудовых книжек лишь по желанию работника.